Los eventos híbridos vienen con muchos desafíos. Mantener a dos audiencias diferentes comprometidas es la principal preocupación, pero otras prioridades incluyen la reutilización del contenido, la gestión del tiempo y la satisfacción de las necesidades de los nuevos asistentes. En este post, te damos algunas estrategias de supervivencia para tus eventos híbridos.
Si bien los eventos híbridos pueden ser la solución para acomodar a los más ansiosos por el contacto cara a cara, así como a aquellos que prefieren asistir de forma remota, también vienen con una complejidad adicional que a menudo puede parecer el doble de la carga de trabajo. Mantener a dos audiencias diferentes comprometidas, especialmente dadas las distracciones del trabajo y las necesidades personales, no es tarea fácil.
Te compartimos algunas de las mejores prácticas para eventos híbridos en las que expertos a nivel internacional coinciden:
1. Todas las audiencias son tus partes interesadas
Los miembros de la audiencia, ya sea en la sala o de forma remota, son las principales partes interesadas de la reunión. Olvídate de la palabra “híbrido” y en su lugar reconoce que “las audiencias, dondequiera que estén, necesitan tener una experiencia diseñada para la empatía”. Para la audiencia virtual, considera lo que se necesita en función de su demografía, lo que pueden estar pensando y sintiendo, y en qué ubicaciones y zonas horarias se encuentran.Al mismo tiempo, las necesidades de la audiencia en persona son igualmente importantes y no menos desafiantes. El mundo ha cambiado en cómo se ve y se siente un evento ahora, así que asegúrate de tener esto en cuenta.
2. Ten en mente la trasmisión
Dados los cambios dramáticos en la forma en que las personas consumen contenido, especialmente evidentes por la cantidad de atracones durante la pandemia, los administradores de eventos harían bien en seguir algunas pistas de sus canales de transmisión favoritos. El contenido no tiene que ser breve, pero debe planificarse con una mentalidad de transmisión. Ahora estamos mirando a una cámara más que nunca. Así que ve y echa un vistazo al contenido que te gusta ver, ya sea Netflix o deportes en vivo. Echa un vistazo a algunos de estos eventos en vivo y ve cómo se están ejecutando. ¿Cómo puedes usar eso en tus eventos, generar más ingresos y comprometerte con tus participantes y partes interesadas?
3. Vas a necesitar tiempo
Los eventos exitosos, particularmente aquellos con la complejidad adicional de los componentes híbridos, requieren mucho tiempo para ejecutarse. No es solo el tiempo que necesita el organizador del evento, sino también el tiempo que requieren los expositores, patrocinadores y partes interesadas. Por favor, no subestimes la cantidad de tiempo que necesitas para traer a los socios adecuados para que te apoyen. Un gran evento nunca, jamás, se diseña en un corto espacio de tiempo. Así que ten esto en cuenta, mira tus recursos. Trae a esos aliados (proveedores) a tiempo para asegurarte de que puedes brindar las experiencias que esperan sus participantes.
4. No permitas que los asistentes se desvíen
Evitar que los asistentes pierdan la atención en el evento es especialmente difícil cuando ese evento es híbrido. Además de las distracciones habituales de tener que responder correos electrónicos y atender los detalles del trabajo, los asistentes a eventos híbridos también pueden necesitar tiempo y espacio para conectarse entre sí. Si esta necesidad no se tiene en cuenta con una agenda planificada estratégicamente y un espacio para eventos bien diseñado, existe el peligro de que los asistentes en persona se alejen para hacer llamadas telefónicas o videollamadas a los que están en el lado virtual, y puede que no regresen. Lo que pasa es que terminan caminando a la vuelta de la esquina. Terminan cayendo en su correo electrónico y todo el trabajo que tienen que hacer. Y luego, antes de que te des cuenta, se pierden o, peor aún, terminan regresando a su habitación de hotel. La solución es diseñar eventos en los que los asistentes no tengan que alejarse mucho de la acción para ocuparse de los negocios. Diseña una experiencia en la que tengas espacios de coworking. Por ejemplo, en medio de la sala de exposiciones. De esa manera, los asistentes pueden aparecer y trabajar, pero aún así estar en medio del evento.
5. ¿Diseño para una sola audiencia?
¿Debe diseñarse un evento híbrido para una sola audiencia o para dos? Es un tema discutible entre los expertos. Al pensar en una sola audiencia, significa una plataforma, tantas experiencias compartidas como sea posible, diseñándola tanto como sea posible para crear interacciones entre esas dos audiencias, no lo consideres simplemente un evento único y separado el uno del otro. No hacerlo corre el riesgo de crear una atmósfera FOMO, Fear Of Missing Out, (miedo a sentirse desconectado) y vas a crear esta existencia de planificar dos eventos en lugar de tener uno. Por otro lado, existe una perspectiva algo diferente que aconseja a los planificadores de eventos que consideren desarrollar contenido separado para los asistentes virtuales. Hay momentos en el evento presencial que pueden no ser adecuados para los asistentes remotos, incluidas recepciones, pausas para exposiciones y pausas para el café. Entrevistas con oradores y líderes de pensamiento y recorridos por salas de exhibición diseñados específicamente para asistentes remotos se encuentran entre las posibilidades. Las audiencias virtuales también pueden requerir presentaciones y sesiones más cortas porque la mayoría de los espectadores remotos simplemente tienen períodos de atención más cortos que los que se sientan juntos en las salas de reuniones. En eventos grandes con múltiples sesiones y espectadores de diferentes zonas horarias, se aconseja pregrabar algunas de las presentaciones, mientras reúne a las dos audiencias durante el discurso principal o la sesión general.
6. Piensa en la integración de la vida laboral y personal
Si bien solía ser posible asistir a una conferencia y dejar atrás la oficina, este ya no es el caso en la era del trabajo remoto. Los eventos, ya sean virtuales o presenciales, deben diseñarse para adaptarse a las crecientes presiones que los asistentes enfrentan ahora para abordar las obligaciones laborales durante todo el día. Curran recomienda incluir tiempo libre en la agenda, así como proporcionar espacios de trabajo conjunto convenientes en eventos en vivo. De esa manera, no tienen que regresar a la habitación del hotel, sino que pueden aparecer para una reunión rápida o lo que sea. Los asistentes virtuales tienen la misma necesidad de tiempo de inactividad, ya sea para hacer el trabajo o para tomar un descanso de la pantalla de la computadora para pasear al perro, agregó.
7. Organiza dos eventos diferentes en paralelo
A diferencia del punto anterior, esta opción no recomienda que los eventos híbridos se planifiquen para una sola audiencia.En realidad, estás diseñando y organizando dos eventos diferentes en paralelo porque hay dos audiencias diferentes con antecedentes diferentes, necesidades diferentes, motivaciones diferentes, cosas diferentes que aprecian. Y en base a eso, necesitas crear dos flujos de contenido diferentes.
8. Contratar maestros de ceremonias separados
Para atender a las dos audiencias diferentes, es esencial contratar dos moderadores o maestros de ceremonias diferentes: uno para la audiencia en vivo y otro para la virtual. En un mundo perfecto, estos dos cooperan donde el maestro de ceremonias en línea representa a la audiencia virtual en el mundo físico y viceversa. E maestro de ceremonias para la audiencia remota puede ayudar a brindar una voz unificada durante todo el evento y crear continuidad. Tal vez igual de importante, pueden ayudar a explicar cómo usar la tecnología de eventos. También se aboga por el uso de moderadores en línea para administrar las salas de chat y fomentar el debate y la participación. También es importante asegurarse de que los maestros de ceremonias incluyan a los asistentes remotos en las encuestas, las sesiones de preguntas y respuestas y otras oportunidades para hacer comentarios durante las presentaciones. Las preguntas de los asistentes remotos deben reconocerse por nombre y ubicación desde el escenario e incluirse tanto como las de la sala.
9. Reutilizar contenido
Si bien diseñar un evento para dos audiencias separadas requiere trabajo adicional, una forma de recuperar parte de ese tiempo es reutilizar el contenido para uso futuro. A su vez, este enfoque es parte de una estrategia más amplia para lograr el máximo ROI.Debes pensar en reutilizar el contenido lo antes posible. En un evento híbrido se graban muchas cosas. Se está enviando una gran cantidad de preguntas o contenido a su comunidad. Y esos deberían ser realmente los componentes básicos de lo que sea que vayas a hacer después. La reutilización es esencial, ya que el contenido grabado proporciona una vía valiosa para promover eventos futuros, generar membresía y crear una comunidad en línea.
EN CONCLUSIÓN
Los formatos híbridos son incluso más desafiantes que los eventos virtuales o en vivo, pero una buena preparación puede hacer que valga la pena el esfuerzo. Abordar las diferentes necesidades de dos audiencias, contar con la ayuda de al menos dos maestros de ceremonias experimentados y diseñar eventos en torno a las nuevas demandas de la vida laboral de los asistentes son algunos de los elementos esenciales.